Запрос коммерческих предложений для расчёта НМЦК должен содержать полное описание объекта закупки: характеристики товара, количество, условия и место поставки, требования к комплектации и просьбу указать цену с НДС и доставкой, а также срок действия предложения. Запрос направляется нескольким поставщикам, имеющим опыт аналогичных поставок (рекомендуется — не менее пяти, чтобы получить минимум три ответа), а вся переписка сохраняется в материалах закупки как подтверждение источников цен.
- Запрос должен позволять дать однозначную цену: характеристики, количество, условия поставки
- Рассылайте больше, чем нужно ответов: не все поставщики отвечают
- Фиксируйте отправку и ответы — это доказательная база расчёта
- Цены приводите к сопоставимым условиям: НДС, доставка, комплектация
1. Состав запроса
Основа запроса — то же описание объекта закупки, которое пойдёт в ТЗ: наименование, ключевые характеристики, для медизделий — вид по номенклатурной классификации и требуемая комплектация. Если запрос беднее будущего ТЗ, полученные цены не будут соответствовать реальному предмету закупки.
Обязательно укажите количество, место и срок поставки, необходимость монтажа и обучения, требование указать цену с НДС и всеми расходами, а также срок, в течение которого предложение действительно.
- описание товара и обязательные характеристики
- количество и график поставки
- монтаж, ввод в эксплуатацию, обучение — если нужны
- формат цены: за единицу и итого, с НДС и доставкой
- срок направления ответа и контакты заказчика
2. Кому направлять
Методические рекомендации советуют направлять запросы поставщикам, имевшим за последние три года опыт аналогичных поставок без взысканных неустоек — найти их можно через реестр контрактов ЕИС по коду позиции КТРУ или наименованию товара.
Практичное правило: чтобы получить три пригодных ответа, отправьте пять–семь запросов. Ответы аффилированных между собой поставщиков или дилеров одного производителя снижают доказательную ценность расчёта.
3. Как фиксировать отправку и ответы
Сохраняйте сам запрос, список адресатов, подтверждения отправки и все полученные ответы с датами. При использовании электронной почты достаточно исходящих писем; при размещении запроса в ЕИС — реквизитов размещения.
Полученные КП проверьте на комплектность реквизитов: наименование и ИНН поставщика, дата, подпись, конкретная модель и цена. Обезличенное «от 1 200 000 рублей» для расчёта непригодно.
4. Приведение цен к сопоставимому виду
Перед расчётом убедитесь, что все цены включают одинаковый объём: НДС, доставку, монтаж, обучение, гарантию. Если поставщик указал цену без доставки — добавьте её стоимость с пометкой в расчёте или запросите уточнение.
После приведения посчитайте коэффициент вариации: разброс выше 33% почти всегда означает, что какое-то предложение выпадает по условиям, и его нужно разобрать отдельно, а не усреднять вслепую.
Официальные источники для проверки
Перед использованием материала перепроверьте действующую редакцию и сведения по конкретному изделию.
Частые вопросы
Что обычно уточняют
Сколько КП обязательно получить?+
Жёсткого минимума в законе нет, методические рекомендации ориентируют на не менее трёх сопоставимых цен. Для лекарственных препаратов отраслевой порядок предполагает рассылку запросов более широкому кругу поставщиков.
Сколько «живут» полученные цены?+
Рекомендуется использовать актуальную информацию — на практике не старше шести месяцев. Более старые цены корректируют на индексы или запрашивают подтверждение у поставщика.
Можно ли использовать цены с сайтов вместо КП?+
Да, общедоступная информация — каталоги, прайс-листы, данные реестра контрактов — допустимый источник. Сохраняйте скриншот с датой и адресом страницы, чтобы источник был проверяемым.